சென்னை: இந்தியாவில் நிதி அமைப்பு பெரும்பாலும் கணினிமயமாக்கப்படுவிட்டது. பல்வேறு நிதி விவகாரங்களில் வாடிக்கையாளர்கள் தங்கள் கணக்கு மற்றும் நிதி தொடர்பான ஆவணங்களை வலை தளத்தில் நேரடியாக பெற்றுக் கொள்கிறார்கள். வங்கிக் கணக்குப்பட்டியல், முதலீடு தொடர்பான ஒப்பந்த குறிப்புகள், மேலும் பல ஆவணங்கள் இதில் அடக்கம். இதனால் மேற்கண்ட ஆவணங்களை பதிவு செய்வதும், பராமரித்தலும் மிகவும் எளிதாக்கப்பட்டுள்ளது. எனினும், காப்பீட்டு ஆவணம், வைப்பு நிதி ஆவணம், சொத்து தொடர்பான ஆவணங்கள் போன்றவை இன்னும் காகித வடிவிலேயே இருக்கின்றன.

கணக்குகள் முதிர்வுரும் காலம் வரையோ அல்லது அதன் பின் பல்வேறு கணக்குப் பதிவிற்காகவோ, ஆவணங்களை பாதுகாத்தல் அவசியமாகிறது. பிற ஆவணங்கள், நிதி நிறுவனங்களின் கணக்கில் ஏதேனும் குறைபாடுகள் இருப்பின் அதை சரி செய்யும் பொருட்டு தேவைப்படலாம்.

வேண்டியபோது உடனடியாகப் ஆவணங்களைப் பெற அவற்றை செவ்வனே பாதுகாத்து பராமரித்தல் அவசியமாகிறது. உங்களுக்கு பொருந்திய வகையில் அவற்றை பராமரித்தாலும், அவற்றை கோப்பில் இட்டு அந்த கோப்பை முக்கிய ஆவணங்கள், ரசீதுகள், கோப்பில் இட வேண்டிய ஆவணங்கள், என பல்வேறு பிரிவுகளாக்கினால் அது மேலும் வசதி உடையதாக இருக்கும்.

மேலும் கடன் அட்டை விவரங்கள், வைப்புத் தொகை விவரங்கள், சேமிப்புக் கணக்கு விவரங்கள், பங்குகள் மற்றும் பரிமாற்ற வர்த்தக ஆவணங்கள் போன்ற உங்கள் ஆவணங்களையும் தனித்தனியே பிரித்து வைப்பதும் தேவையானபோது ஏதுவாக இருக்கும். அவ்வாறு செய்கையில் முக்கியமான ஆவணங்களை தொலைத்துவிடாமல் பார்த்துக்கொள்வது அவசியம்.

ஆவணப் பாதுகாப்பின் முக்கிய அடிப்படை எந்த ஆவணங்களை வைத்துக்கொள்வது, எவற்றை தூக்கி எறிவது, எவையெல்லாம் ஏற்கனவே உள்ளன என்பதை அறிந்து அதை முடிவுசெய்வதில் உள்ளது. ரகசியமாக வைக்கப்பட வேண்டிய அல்லது மதிப்புமிக்க நிதி ஆவணங்கள் திருட்டு அல்லது மோசடிகளிலிருந்து பாதுகாப்பாகவும் பத்திரமாகவும் இருத்தல் அவசியம்.

அதிமுக்கியமான ஆவணங்களை பாதுகாக்கும்போது தவிர்க்கப்பட வேண்டியவை:

மேஜைகள்

எளிதாக கவனிக்கப்படும் மேஜை இழுவைகள் (Drawyers) கணினி மேஜை போன்ற இடங்களில் இது போன்ற ஆவணங்களை வைக்காதீர்கள். ஏனெனில், திருட நினைப்பவர்கள் பெரும்பாலும் தேடும் இடங்கள் இவையே.

பாஸ்வேர்டு

பண மற்றும் கடன் அட்டை வைத்திருப்போர், அதன் ரகசிய எங்களை நினைவில் கொண்டு, வேறெங்கும் பதியாமல் வைப்பதால் மற்றொருவர் அதை பண்படுத்தி விரும்பத்தகாத செயல்கள் செய்வதிலிருந்து தவிர்க்கமுடியும்.

வங்கி பாதுகாப்பு பெட்டகம்

உயில்கள் மற்றும் பத்திரங்கள் போன்ற திரும்பப் பெற இயலாத ஆவணங்களை வங்கியின் பாதுகாப்பு பெட்டகத்தில் வைத்துவிட்டு அதன் நகலை மட்டும் வீட்டில் வைப்பதன் மூலம், அவற்றை பத்திரப்படுத்த முடியும்.

பர்சனல் கம்ப்யூட்டர்

ஆவணங்கள் கணினியில் பாதுகக்கப்படும்போது, வேறு யாரையும் உங்கள் கணினியை உபயோகிக்கவோ அல்லது விவரங்களை சேகரிக்கவோ அனுமதிக்காதீர்கள். கணினியைப் பாதுகாக்க புதிய மேம்படுத்தப்பட்ட தொழில்நுட்பங்களை நாடுங்கள்.

அவசியமில்லாத ஆவணங்கள்

அவசியமில்லாத ஆவணங்களை தவிர்த்துவிடுங்கள். சிலகாலங்கள் கழித்து அவற்றை கிழித்தும் விடலாம். அவ்வாறு செய்கையில் சற்று எச்சரிக்கையுடன் ஏதேனும் முக்கிய விவரங்கள் உள்ளனவா என்று ஆய்வு செய்தபின் அழிப்பது நல்லது. அவற்றை அழிக்கையில் எரித்துவிடுவது சாலச் சிறந்தது.