ஆபீஸ் மீட்டிங்கா.. இப்போ இதை கண்டிப்பா படிங்க!

சென்னை: இது அவசர யுகம். மக்கள் கால்களில் றெக்கை கட்டிக் கொண்டு பறந்து கொண்டு இருக்கிறார்கள். பழைய நடைமுறையை போல இல்லாமல், அலுவலக மீட்டிங்குகளிலும் வித்தியாசம் தெரிகிறது. தகவல் தொழில்நுட்ப வசதியை பயன்படுத்தி, உயர் அதிகாரிகளுடனோ, அல்லது உடன் பணியாற்றுவோரிடமோ, தொடர்பு கொண்டு ஆலோசனைகளில் பங்கேற்க முடிகிறது.

ஆனால், எல்லாவற்றையும் விட பெஸ்ட் என்றால், அது நேரில் சந்தித்து ஒருவருக்கொருவர் பேசிக்கொள்வதுதான் சிறப்பான மீட்டிங் நடைமுறையாக இருக்கும்.

தவறான புரிதல்கள் தவிர்க்கப்படுவது, ஒருவர் மீது ஒருவருக்கு நம்பிக்கை உருவாகுவது, கருத்து வேறுபாடுகள் இருந்தால் தீர்த்துக்கொள்வது உட்பட பல நல்ல விஷயங்கள், நேரடி மீட்டிங்கின் பலன்கள். ஆபீஸ் மீட்டிங் சிறப்பாகவும், பலன் தரும் வகையிலும், இருக்க சில டிப்ஸ் இதோ:

மீட்டிங்கின் வடிவம்

மீட்டிங், உங்கள் அலுவலகத்திலோ அல்லது வெளியிலோ எங்கு நடக்க வேண்டுமா?, மீட்டிங் ஒரு நாளுக்கு மேல் நீடிக்க வேண்டுமா? ஆஃப்சைட் சிறப்பாக இருக்குமா? இதையெல்லாம்தான் முதலில் தீர்மானிக்க வேண்டும். இடம், பொருள் முடிவாகிவிட்டாலே, மீட்டிங் பாதி சக்சஸ்தான்.

வரையறுக்கப்பட்ட நிகழ்ச்சி நிரல்

நீங்கள் விவாதிக்க வேண்டிய, வேண்டிய அனைத்தையும் திட்டமிடுங்கள். நோக்கத்தை தெளிவாகக் கூறுங்கள். சிக்கல்கள் எவை என்பது பற்றி முன்கூட்டியே, முடிவு செய்து வையுங்கள். எதற்கு தீர்வுகளைக் கேட்க வேண்டும் என்பதையும் தீர்மானியுங்கள். அனைத்து விவகாரங்களையும், பேசுவதற்கு நேரம் போதுமானதா என்பதை சரிபார்த்துக்கொள்ளவும், விஷயங்களுக்கு முன்னுரிமை அளித்து அதற்கேற்ப நேரத்தை ஒதுக்குங்கள். மீட்டிங்கிற்கு கால அவகாசத்தை ஒதுக்குங்கள், குறைவான நேரம், சிறந்த பலன் என்பது மீட்டிங்கின் மையக் கருவாக இருக்கட்டும்.

யாரை பொறுப்பேற்க வைக்க வேண்டும்

மீட்டிங்கை ஏற்பாடு செய்ய பொருத்தமான நபரைத் தேர்ந்தெடுப்பது அவசியம், திட்டமிடலில் பெரும் மாற்றத்தை அறிவிக்க தேவை எழுந்தால், அதனால், பாதிக்கப்படுபவர்களையும் அழைக்கவும். சிக்கல்களை தீர்க்க தேவை இருந்தால், தீர்வுகளை கொடுப்பவர்களை அழைத்துக் கொள்ளவும், அவர்கள் கருத்துக்களை கேட்டு மதியுங்கள். மீட்டிங்கும் தொடர்பில்லாத நபர்களை அனுமதிக்காதீர்கள். அது மற்றவர்களுக்கும் எதிர்மறையை கொடுக்கும்.

மீட்டிங்கில் ஒரே நேரம் எல்லோரும் வேண்டாம்

மீட்டிங்கில் பங்கேற்பவர்கள், பெரும்பாலோர் அலுவலகத்தில் ஒரே மட்டத்தில் இருப்பது நல்லது. ஏனெனில், ஜூனியர்ஸ், சீனியர்கள் முன்னிலையில் சில விஷயங்களை பேச தயாராக இருக்கமாட்டார்கள். எனவே தனித்தனியாக ஆலோசனைகளை நடத்துவது நல்லது.

அழைக்கப்பட்டவர்கள் பங்கேற்க முடியுமா?

மீட்டிங், பங்கேற்பு ஒருவருக்கொருவர் நம்பிக்கையை வளர்க்க வழிவகுக்கிறது, புதிய யோசனைகளை உருவாக்க உதவுகிறது, சீனியர்கள் திறமையை காண்பிக்க உதவுகிறது. அதிகம் பேசும் நபர்களையும், மற்றவர்களின் நேரத்தை சேர்த்து சாப்பிடுபவர்களையும் அல்லது மீண்டும் மீண்டும் பேசுவதையும் தவிர்க்கவும். ஒவ்வொருவருக்குமான, கால நேர வரம்புகளை முன்கூட்டியே ஒதுக்குங்கள்.

குறிப்பெடுத்தல்

மீட்டிங்கில் பேசப்படும், விஷயங்களை, முக்கிய விஷயங்களை / முடிவுகளை சில நபர்கள் குறிப்பெடுத்து கொள்ள வேண்டியது அவசியம். காட்சிகள் மற்றும் விளக்கக்காட்சிகளைப் ப்ரொஜக்டரில் பயன்படுத்தவும், ஆனால் அவற்றைச் சுருக்கமாக பயன்படுத்தவும்.

மீட்டிங் தார்மீகம்

மீட்டிங்கில், தனிப்பட்ட எலக்ட்ரானிக் பொருட்களை, பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும், மீட்டிங்கில் பங்கேற்க தாமதிக்க வேண்டாம். சரியா நேரத்திற்கு மீட்டிங்கில் சென்று கலந்து கொள்வது எல்லாவற்றை விடவும் ரொம்பவே அவசியம்.